Nguyên liệu quyết định hương vị, chi phí và rủi ro an toàn thực phẩm. Một nhà cung cấp rẻ nhưng thiếu hồ sơ có thể gây thiệt hại lớn hơn phần tiết kiệm.

1. Hồ sơ pháp lý của nhà cung cấp

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, ngành nghề phù hợp.
• Giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm (nếu thuộc diện).
• Phiếu công bố sản phẩm hoặc hồ sơ tự công bố theo quy định.
• Hóa đơn, phiếu giao hàng, lô sản xuất và hạn sử dụng.

2. Nguồn gốc và truy xuất

Mỗi lô hàng cần ghi rõ nhà sản xuất, ngày sản xuất, hạn dùng, số lô. Với trà, sữa, syrup, mứt, thạch, trân châu, cần lưu hóa đơn và mẫu bao bì để đối chiếu khi có khiếu nại. Nghị định 46/2026/NĐ-CP quy định về truy xuất nguồn gốc thực phẩm; chủ quán nên duy trì hồ sơ tối thiểu 12 tháng.

3. Cảm quan và độ ổn định

• Màu sắc tự nhiên, không lắng cặn bất thường, không có mùi lạ.
• Độ tan tốt, không vón cục với nước nóng/lạnh.
• Hương vị ổn định giữa các lô, không thay đổi đột ngột.
• Bao bì kín, không phồng, không rò rỉ.

4. Thông số kỹ thuật

So sánh độ Brix, độ ẩm, hàm lượng đường, tỷ lệ pha loãng và hướng dẫn sử dụng. Syrup có độ Brix thấp thường pha loãng nhanh hơn nhưng dễ nhiễm khuẩn nếu bảo quản kém. Trà cần kiểm tra độ ẩm, kích cỡ lá, hương và thời gian chiết xuất.

5. Bảo quản và hạn dùng

• Kho khô, thoáng, tránh ánh nắng trực tiếp; nhiệt độ theo nhãn.
• Để xa hóa chất, xà phòng, thực phẩm sống.
• Dán nhãn ngày mở nắp và sử dụng trong thời gian quy định.
• Không dùng nguyên liệu quá hạn, bao bì rách hoặc có dấu hiệu nhiễm khuẩn.

6. Kiểm tra thực tế trước khi ký hợp đồng

• Lấy mẫu, pha thử và so sánh với sản phẩm đang dùng.
• Kiểm tra kho, xe giao hàng, nhiệt độ bảo quản.
• Hỏi chính sách đổi trả, thời gian giao, số lượng tối thiểu.
• Đàm phán giá theo lô và điều khoản cung ứng khi thiếu hàng.

7. Chi phí thực trên mỗi ly

Không chỉ so giá bao bì. Cần tính giá trên mỗi khẩu phần sau khi pha loãng, tỷ lệ hao hụt, chi phí vận chuyển và thời gian bảo quản. Một nguyên liệu đắt hơn 10% nhưng giảm hao hụt 20% có thể rẻ hơn trên mỗi ly.

Bài viết được tổng hợp nhằm mục đích tham khảo. Quy định pháp luật có thể thay đổi; trước khi triển khai, chủ quán nên đối chiếu văn bản hiện hành và hỏi ý kiến luật sư hoặc cơ quan quản lý tại địa phương.